Administración del tiempo: diez claves muy efectivas para planificar cada día de manera extraordinaria La planificación diaria es uno de los instantes del día más importantes cuando se desean lograr grandes resultados con el uso del tiempo.
Claves para encarar con éxito el manejo del tiempo.Administración del tiempo más efectiva, una vía al éxito cotidiano.
En ese instante MAGICO es cuando queda definido el plan de acción que seguiremos a lo largo de la jornada. Y seguir unas sencillas pautas durante este proceso, nos garantizará aumentar la cantidad y la calidad de los resultados que obtenemos con nuestro esfuerzo.
A continuación van a encontrar diez elementos importantes a tener en cuanta a la hora de anotar citas y actividades en su agenda. Pero antes de comenzar, y como concepto previo, me gustaría repetir la importancia que tiene el que tengamos siempre nuestros objetivos perfectamente definidos y establecidos por escrito.
La causa fundamental por la que muchas personas no alcanzan sus objetivos es precisamente que los dejan simplemente en su memoria, solo para que queden olvidados cuando los primeros obstáculos, o otras tareas menos importantes reclaman su atención.
Recuerden mantener su INTENCION en el FUTURO y su ATENCION en el PRESENTE: denominado así porque es el regalo que nos da el UNIVERSO para que seamos FELICES.
Aprovecha tu tiempo, tu DIA, tu instante y no permitas que tus deseos no se manifiestes por no tenerlos templados. Tenga siempre presentes sus objetivos de una manera clara, a través de una lista que lleve siempre consigo y que pueda consultar con frecuencia.
De este modo, se garantizará un enfoque claro en aquellos objetivos que usted mismo ha determinado como importantes para su vida.
Claves para un manejo del tiempo más efectivo
Comencemos a desgranar estas diez claves fundamentales que les servirá en la planificación de cada DIA de manera extraordinaria:
Clave 1.- Establezca siempre que le sea posibles momentos de tiempo específicos para realizar cada una de las tareas que planifique. No anote simplemente en su agenda “Hacer 30 minutos de ejercicio”, sino que determine con claridad a que hora comenzará a hacer ejercicio y en que momento terminará. De este modo tiene instrucciones precisas que seguir, y evitará distracciones que pueden hacerle desviar su atención del objetivo, para terminar por no realizarlo.
El tener a lo largo del día claramente definido cuando haremos cada una de las tareas que nosotros mismos hemos establecido que necesitan ser hechas, libera nuestra mente de tener que estar constantemente pensando en algo para que no se olvide.
Usted podrá enfocarse en cada instante en lo que tiene entre manos, ya que tendrá la certeza de que después estará bien claro lo siguiente que tendrá que hacer. Todos los grandes realizadores trazan un plan detallado de su jornada, y después se ciñen al máximo posible a ese plan que ellos mismos han creado.
De este modo se garantizan que en cada instante están haciendo lo más importante que podrían hacer.
Clave 2.-Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete al máximo esa cita con usted mismo. Si ha establecido un espacio de tiempo desde las 10 hasta las 12, y alguien le pide reunirse con usted a las 11:40, solicite amablemente encontrarse a las 12. De este modo, no tendrá que interrumpir su flujo de trabajo, y será mucho más efectivo.
En muchas ocasiones tendemos a valorar mucho más nuestros compromisos y reuniones con otras personas, que las reservas de tiempo que hacemos para trabajar en temas importantes relativos a nuestros propios objetivos.
No caiga en esta trampa. El tiempo que reserve para usted tiene la misma prioridad que la que tendría una reunión con la persona a la que usted más admire en el mundo. Asigne siempre la prioridad que merecen sus “citas con usted mismo”.
Clave 3.-Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga que realizar a lo largo del día. Así, por ejemplo, si tiene una reunión con alguien de 10:30 a 12:45, y alguien pide verle a las 1:00, solicítele adelantar la cita a las 12:45. De este modo, consigue dos importantes beneficios.
Por una parte, reafirma el hecho de que su primera reunión ha de terminar a la hora prevista, es decir a las 12:45, ya que a esa hora tiene otro compromiso con otra persona.
Por otra parte, una pausa de 15 minutos entre dos reuniones, raramente es productiva, por lo que juntando sus dos tareas ha logrado ser mucho más efectivo y aprovechar mejor su tiempo.
Clave 4.-Establezca un lapso de tiempo mayor para realizar una tarea del que crea que le llevará completarla. Si piensa que le llevará 30 minutos, planifique 45 minutos para hacerla. Si cree que le llevará una hora y media, planifique dos horas. Esto le permitirá manejar imprevistos que puedan surgir mientras realiza la tarea.
Además, por regla general, los seres humanos “pecamos” de “exceso de optimismo” a la hora de calcular el tiempo que nos llevará completar cualquier tarea. Permítase un margen para no tener que dejar siempre sus tareas a medias porque no le haya dado tiempo a completarlas.
Clave 5.-Procure planificar las tareas que hayan de estar completadas para una fecha determinada con anterioridad a la llegada de esa fecha. No haga como la mayoría de estudiantes que esperan hasta el último instante para preparar sus lecciones. Si un informe tiene que entregarlo el jueves, planifique para tenerlo terminado el martes o el miércoles.
Esto le permitirá tener un margen de tiempo para solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir y le aportará un sentimiento de seguridad y confianza. De este modo, también ganará la reputación de ser un persona que cumple los plazos de entrega con los que se compromete.
Clave 6.-Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana, procure planificar las más importantes al comienzo de la semana. De este modo tendrá más posibilidades de que estas tareas se completen ya que generalmente, al final de la semana el tiempo se hace más escaso porque suele haber más temas que solucionar. Además, cree el hábito de planificar aquellas tareas más importantes en los periodos de máxima energía para usted.
No cometa el error de asignar las tareas más importantes a los momentos del día en los que su energía se halle bajo mínimos. De este modo conseguirá que las tareas importantes, que generalmente son tareas de envergadura y que nos cuesta realizar, sean mucho más llevaderas y fáciles de completar.
Clave 7.-No cometa el error de planificar absolutamente todo su tiempo disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta. Planifique solo el 70% de su tiempo diario, y deje el 30% sin planificar porque siempre tendrá que dar cabida a imprevistos y tareas que surgen como fruto del propio desempeño diario. Muchas personas tienden a planificar hasta el último minuto, solo para verse frustradas cuando su agenda jamás se cumple.
Deje espacio en su planificación para la flexibilidad y para poder amoldarse rápidamente a cualquier tema importante que deba ser tratado de inmediato.
Clave 8.-Mantenga siempre una visión con la suficiente perspectiva de todos sus objetivos en la vida. Aunque lo normal es planificar la mayoría de acontecimientos de su vida con una o dos semanas de anticipación, procure siempre tener presentes sus mayores objetivos. Esto aportará motivación a su jornada, ya que será capaz de ver sus acciones diarias como parte del proceso de convertir sus sueños realidad.
A muchas personas les falta motivación en sus vidas porque no son capaces de ver la relación existente entre las tareas que hacen cada día y sus mayores sueños y aspiraciones. No permita que esto le suceda a usted.
Hasta la tarea más sencilla, si está correctamente planificada, va a tener una gran importancia ya que es un elemento importante en la construcción de sus objetivos.
Clave 9.- Su Planificación ha de incluir tanto los aspectos profesionales de su vida, como los aspectos personales. Tome conciencia de la importancia de planificar momentos específicos de tiempo con su familia, realizando actividades de ocio o de disfrute personal, disfrutando de sus amistades…
Y tome también el tiempo necesario para mejorarse como persona. Dedique un tiempo diario a cuidar la herramienta más importante que posee: usted mismo.
Clave 10.- Haga una prioridad el hecho de disfrutar de cada instante de su vida. En la vida todos tenemos que hacer tareas que nos resultan agradables, mientras que otras no lo son tanto. Aprenda a disfrutar tanto unas como las otras. Aprenda a saborear lo bueno de cada situación, y enfóquese en hacer de cada instante de su vida un momento mágico y especial. Tome conciencia de que el hacerlo dependo única y exclusivamente de usted.
Usted puede hacer que redactar ese informe pesado y aburrido sea un gran momento, si decide conscientemente convertirlo en un gran momento.
Hágase la pregunta ¿Cómo puedo transformar la realización de este trabajo en algo especial? Le garantizo que su mente comenzará a darle respuestas de cómo hacerlo.
En definitiva, TOME EL CONTROL. Puede que usted no controle algunos de los acontecimientos de su vida, pero le garantizo que lo que siempre controla es como reacciona ante esos acontecimientos.
En su mano está el permitir que esos acontecimientos le afecten negativamente, o que usted los transforme en experiencias maravillosas.
No esperes que la suerte golpee a tu puerta y diga: “Tengo un trabajo para ofrecerte; uno que te hará sentir feliz y completo”. Tú puedes (y debes) organizar el futuro de tu carrera profesional.
